recherche un (e) Secrétaire

Appel à Candidature : Le projet de gouvernance locale au Maroc (GLM) recherche un (e) Secrétaire.

Nature des fonctions de la (du) Secrétaire

Description des tâches

Sous la responsabilité immédiate de la Directrice terrain du projet, elle (il) est
chargé(e) d’accomplir les différentes tâches de secrétariat nécessaires au bon
fonctionnement du bureau du projet à Rabat ;

Secrétariat :

Rédiger les procès verbaux des Comités Techniques, du Comité de Pilotage et autres comptes rendus de rencontres ;
Produire et distribuer, des avis de convocation ;
Saisir et mettre en forme des documents confiés par les conseillers du projet en respectant les normes et formats correspondant aux divers types de textes : lettres, rapports, mémos ;
Rectifier au besoin, l’orthographe, la ponctuation, la grammaire ou la syntaxe des textes qui lui sont confiés et en général, assurer le respect des normes de présentation du projet ;
Assurer la reprographie et le conditionnement-reliure des documents selon les besoins du projet ;
Préparer les attestations de formation ;
Mettre à jour la liste des documents produits par le projet ;
Mettre à jour la liste des contacts et acheminer la documentation aux partenaires du projet ;
Assurer le classement de tout document produit ou reçu dans le cadre du Projet, identifier et maintenir à jour les dossiers, faire la gestion du centre d’archivage et de documentation du Projet ;
Contribuer à l’organisation des sessions de formation ;
Mettre à jour base de données des participants aux formations ;
Mettre à jour calendrier des missions des conseillers au Maroc du GLM ;
Graver les CD ;
Préparer les bons de commande (production, fourniture, cafétéria...) ;

Gestion du courrier :

Préparer et assurer l’acheminement du courrier selon les modes d’expédition requis
Réceptionner avec accusé de réception et distribuer le courrier postal ;
Envoyer et réceptionner les fax ;
Acheminer le courrier sortant ;

Feuilles de Temps

Assurer la gestion des feuilles de temps des Conseillers du projet dans les délais requis (envoi, vérification, rappels approbation) ;
Mettre à jour le tableau de bord du projet ;

Accueil

Accueillir les visiteurs ainsi que les experts du projet ;
Gérer les communications téléphoniques.

Qualifications requises

Maîtrise du français et de l’arabe, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Maîtrise des logiciels de base en bureautique (Word, Excel, Ms Project, Power Point) ;
Niveau formation bac+3

Rémunération :

La rémunération sera établie selon les compétences de la personne choisie ainsi que la politique salariale de la firme. Durée du contrat : six mois (6 mois)

Réception des offres :

Adresser par mail un curriculum vitae et une lettre de présentation en français à Lebbar Fatiha : lebbarf@glmaroc.org

Date limite de présentation des candidatures : 5 octobre 2011

Noter que seuls (e) les candidats (e) possédant les qualifications et l’expérience requises seront contactés (e) pour une entrevue.

Ville: Autre